Grünes Licht für Microsoft 365 im Bund
Nach ausgiebiger Testphase will die Bundesverwaltung Microsoft 365 einführen. Der Bundesrat hat dafür 15 Millionen Franken bewilligt. Die Migration soll bis 2025 dauern.
Die aktuell bei der Bundesverwaltung eingesetzte Office-Version muss ersetzt werden, weil wichtige Office-Anwendungen ans Ende ihres Lebenszyklus gelangt sind. Sie werden von Microsoft voraussichtlich ab 2026 nicht mehr unterstützt.
Da die Nachfolgeprodukte nur noch mit Public-Cloud-Anbindung angeboten werden, hat der Bund zuerst geprüft, ob und wie diese cloud-basierten Anwendungen für die Bundesverwaltung zum Einsatz kommen können. Diese Abklärungen liegen nun vor.
Die rechtlichen, organisatorischen und technischen Klärungen ergaben, dass Microsoft 365 in der Bundesverwaltung eingeführt werden kann. Entsprechende Grundlagendokumente wie die Rechtsgrundlagenanalyse sind auf der Internetseite der Bundeskanzlei öffentlich zugänglich.
E-Mails bleiben in den Rechenzentren des Bundes
Damit die neue Software geschützt vor dem Zugriff Dritter zum Einsatz kommen kann, sind technische und organisatorische Schutzmassnahmen zu treffen. Unter anderem dürfen die Nutzerinnen und Nutzer keine besonders schützenswerten Daten und keine vertraulichen Dokumente in der Microsoft-Cloud speichern. Zudem sollen die E-Mails und Kalender der Mitarbeitenden der Bundesverwaltung weiter in den Rechenzentren des Bundes verarbeitet und gespeichert werden.
Microsoft 365 wird für die gesamte Bundesverwaltung eingeführt, weil Office-Lösungen beim Bund einheitlich und zentral als sogenannter Standarddienst geführt werden. Aus diesem Grund ist für das Projekt der Bereich Digitale Transformation und IKT-Lenkung (DTI) der Bundeskanzlei verantwortlich.
Die Einführung von Microsoft 365 ist schrittweise ab der zweiten Hälfte 2023 geplant. Das weitere Vorgehen erfolgt in enger Abstimmung mit den Departementen.
Abhängigkeit reduzieren
In einer begleitenden Pressemitteilung räumt die Bundesverwaltung offen ein, abhängig von Office-Produkten des Herstellers Microsoft zu sein. Ein Anbieter- und Produktewechsel werde zurzeit als zu risikoreich und aufgrund der zahlreichen Abhängigkeiten zu Fachanwendungen als zu aufwendig beurteilt. Um die Abhängigkeit “mittel- bis langfristig” zu reduzieren, wolle man die Prüfung von Alternativen zu Microsoft 365 aber weiter fortsetzen. Im Rahmen einer Exit-Strategie prüfe der Bereich DTI der Bundeskanzlei auch Open-Source-Alternativen.
