Hotelplan überführt 8 Millionen Dokumente in rechtskonformes SAP-Archiv
Der Auftrag über Entwicklung und Umsetzung der neuen Lösung ging an die Schweizer Informationsmanagement- und Archivierungsspezialistin Arcplace.
Als Tochtergesellschaft des Migros-Genossenschafts-Bundes ist die Hotelplan Group unter anderem für die Bereiche Strategie, Finanzen und Informatik verantwortlich. Die bestehenden Archive waren mit hohen und laufend steigenden Kosten sowie einem ungenügenden Service verbunden. Auf der Suche nach einer Alternative entschied sich das Unternehmen für die Lösung von Arcplace.
«Wir wollten eine Lösung, die schon in der Migros-Gruppe eingesetzt wird sowie gute Referenzen in der Schweiz ausweisen kann. Im Projekt ging es darum, dass die Berater kompetent sind und schnell ein Verständnis für unsere speziellen Prozesse, die nicht immer dem SAP Standard entsprechen, aufbauen können», erklärt Markus Spichtig, Director Application Development bei der Hotelplan Group.
Nach der Konzeption sowie der Modularisierung der Arbeitspakete, was die Installation, Migration, VIM- Integration und Scanning-Methoden beinhaltete, wurden aus dem Testsystem zirka 1,5 Mio. und aus der produktiven Umgebung rund 6,3 Mio. Dokumente in das neue Archiv migriert.
Mit der neuen Lösung kann Hotelplan Dokumente ohne Medienbrüche und voll integriert in die SAP Systemlandschaft archivieren. Zudem werden die gestiegenen Compliance-Anforderungen erfüllt. Das rechtskonforme SAP-Archiv wird zur Archivierung von allgemeinen SAP-Archivierungsdokumenten (GOS), Dokumenten aus dem VIM, verschiedensten Rechnungsarten, Rechnungsanhängen und Verträgen genutzt. Markus Spichtig resümiert: «Wir waren und sind zufrieden mit den Leistungen von Arcplace. Wir haben das Projekt mit minimalen Kosten und Zeitüberschreitungen durchgeführt. Die Stabilität des Archives ist sehr gut und die Updates sind relativ einfach durchführbar.»
