Hybride Arbeit – Hybrides Geschäft

Die Hälfte der Arbeitnehmer würde es vorziehen, drei Tage pro Woche oder weniger ins Büro zu fahren und dort höchstens fünf Stunden zu verbringen. Das ergab eine Umfrage unter Führungskräften durch den Coworking-Space-Anbieters WeWork und dem unabhängigen Marktforschungsunternehmen Workplace Intelligence. Dabei sind 64 Prozent der Arbeitnehmer sogar bereit, für einen hybriden Arbeitsplatz aus der eigenen Tasche zu zahlen.

Die Umfrage zeigt, dass sich die Arbeitskultur und die Erwartungen der Mitarbeiter während der Pandemie stark verändert hat.  Workplace Intelligence glaubt, dass diese Trends bleiben werden: “Nach der Pandemie werden diese Unterschiede wahrscheinlich noch deutlicher werden”, so die Schlussfolgerung der Umfrage. Die meisten Mitarbeiter geben an, dass sie häufiger von zu Hause ausarbeiten möchten. Sehr zufriedene und engagierte Mitarbeiter möchten 37 Prozent ihrer Zeit an anderen Orten als dem Hauptsitz ihres Unternehmens verbringen und mit 27 Prozent viel weniger Zeit zu Hause als ihre weniger engagierten Kollegen. Arbeitnehmer mit geringer Zufriedenheit und geringem Engagement wollen nur 17 Prozent ihrer Zeit an anderen Standorten und 46 Prozent ihrer Zeit zu Hause verbringen, zeigt die Umfrage.

Auf einen dauerhaften Wandel müssen Unternehmen schnell reagieren. Denn oft müssen sie ihre Arbeitskräfte und Arbeitsprozesse von Grund auf neu organisieren. Der Schlüssel dazu werden Technologien sein, schreibt die MIT Technology Review Insights: “Innovative Technologien sind entscheidend für den Erfolg der Bemühungen um hybride Arbeitsformen nach der Pandemie.“ Neben Tools für Videokonferenzen wie Zoom und Applikationen für die Zusammenarbeit wie Slack müssten Unternehmen Cloud-basierte Applikationen für alles in Betracht ziehen, von der gemeinsamen Nutzung von Dateien und der Verwaltung von Dokumenten bis hin zu Terminplanung, Schulung und Einstellung von Mitarbeitern. Während Tools und Prozesse zur Verbesserung der Cybersicherheit von zentraler Bedeutung seien, sollten auch neue Technologien wie KI, maschinelles Lernen sowie Augmented und Virtual Reality geprüft werden.

Manche Unternehmen ändern bereits ihre Strategie: Das LiveData-Unternehmen WANdisco kündigt eine dauerhafte Umstellung auf eine Vier-Tage-Woche an. Alle Beschäftigten können sich für eine 40-Stunden-Woche an vier Tagen entscheiden – bei gleichem Gehalt und gleichen Leistungen.

„Es mag sich für viele Unternehmensleiter kontraintuitiv anfühlen, aber eine Vier-Tage-Arbeitswoche wird jetzt für uns alle zur unvermeidlichen wirtschaftlichen Realität – und es ist nur eine Frage der Zeit, bis andere diesem Beispiel folgen“, sagt David Richards, CEO und Mitbegründer von WANdisco. Er verweist dabei auf einen historischen Präzedenzfall. Im Jahr 1973 schränkte das Vereinigte Königreich die kommerzielle Nutzung von Elektrizität ein und erzwang eine Drei-Tage-Woche. „Die meisten erwarteten damals einen proportionalen Produktivitätsrückgang von 40 Prozent. Zur großen Überraschung aller stieg die Produktivität tatsächlich an, weil die Menschen Wege fanden, innerhalb der neuen Zeitstruktur effektiv zu arbeiten“, sagt David Richards. Tatsächlich sagte John Maynard Keynes bereits 1930 voraus, dass die Wochenarbeitszeit aufgrund des technologischen Fortschritts und der sich ändernden Prioritäten auf vielleicht 15 Stunden pro Woche drastisch verkürzt werde.

Silicon hat mit einer Reihe von Fachleuten gesprochen, um herauszufinden, wie sich Unternehmen verändern, was hybrides Arbeiten bedeutet und wie hybride Unternehmen ihre Perspektiven und Prognosen einschätzen.

Wie hat die Umstellung auf hybride Fernarbeit die Technologien beeinflusst, die die Arbeitnehmer jetzt nutzen?

Matt Roberts, Practice Lead Workspace Solutions, CDW UK
“Unseren Untersuchungen zufolge haben 94 Prozent der Unternehmen ihre Investitionen in Technologien während der Pandemie erhöht. Der Übergang zur hybriden Arbeitsweise hat die kritischen Technologien, die Mitarbeiter nutzen müssen, um effizient zu arbeiten und in einem modernen Arbeitsumfeld sicher und kooperativ zu agieren, drastisch verändert.

“Da die Mitarbeiter nach wie vor hauptsächlich von zu Hause aus arbeiten, sind Lösungen für die Zusammenarbeit wie Instant Messaging, Videoanrufe und interaktive Besprechungsfunktionen unverzichtbar, damit die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern reibungslos und barrierefrei bleibt. Aber auch die physischen Büros müssen sich verändern. Lösungen zur Verfolgung der Anwesenheit, mit denen die Abstände überwacht werden können, sind inzwischen wichtig geworden. So können die Mitarbeiter ins Büro zurückkehren und die Unternehmen können ihre eigenen Track-and-Trace-Lösungen entwickeln, um festzustellen, welche Mitarbeiter nach einem Virusausbruch potenziell gefährdet sind.

“Thermische Screening-Technologien sind für Unternehmen ebenfalls unerlässlich, um die Räume sicher nutzen zu können. Diese Screening-Lösungen können in die Zugangskontrollsysteme von Gebäuden integriert werden und gewährleisten, dass nur Personen, die die Screening-Maßnahmen durchlaufen haben, den Arbeitsplatz betreten können. Technologie ist heute ein wichtiger Bestandteil von Tür-zu-Tür-Erfahrung, die Mitarbeiter im Büro machen, und dieser Trend wird nicht verschwinden.”

Phil Perry, Leiter der UK- und Irland-Niederlassung bei Zoom
“Einer der vielen Vorteile der Hybridarbeit ist die größere Flexibilität für Arbeitnehmer. Dies muss sich auch in der Technologie widerspiegeln, die Mitarbeiter nutzen. Durch eine strategische Mischung aus Remote- und Büroarbeit können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter effizient und produktiv bleiben, vor allem aber, dass sie sich in ihrer Rolle wohl fühlen. Damit dies erreicht werden kann, muss die richtige Technologie vorhanden sein, um sie zu unterstützen.

Nic Sarginson, Leitender Lösungsingenieur bei Yubico
“Mit der Dezentralisierung der Belegschaften geht auch eine Dezentralisierung der Sicherheit einher. Wo früher die Belegschaften durch unternehmensweite Netze und Technologien gesichert waren, erforderte der Übergang zu hybrider Arbeit die Einführung neuer Technologien. Da in einem Haushalt oft mehr als eine Person von zu Hause arbeitet und in der Regel für verschiedene Unternehmen, kann das Heimnetzwerk als unsicherer als das kostenlose Wi-Fi Ihres Lieblingscafés angesehen werden.

“Um diese Risiken zu mindern, mussten die Unternehmen Authentifizierungsmethoden einführen, die stärker, aber auch einfach zu implementieren und anzuwenden sind. Zum Beispiel die Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) – zumindest grundlegende Methoden wie SMS-Codes, idealerweise aber auch fortschrittlichere Methoden wie Hardware-Token. Darüber hinaus müssen die Netze entweder mit einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung gesichert werden oder es müssen robuste Zero-Trust-Richtlinien durchgesetzt werden und falls das noch nicht der Fall ist, müssen starke Systeme für das Identitäts- und Zugangsmanagement vorhanden sein.”

Lee Wrall, Direktor, Managed Services Provider bei Everything Tech
“Ich glaube, dass die Videotelefonie die Technologien, die Arbeitnehmer heute nutzen, am stärksten beeinflusst hat. Vor der Einführung von COVID waren Videokonferenzen für die meisten Unternehmen nicht einmal auf dem Radar und wurden sicherlich nicht als wichtiges Mittel zur Abwicklung von Geschäften angesehen. Jetzt sind sie zur Norm geworden. Manche Mitarbeiter schätzen virtuelle Besprechungen über Teams, Zoom oder Google Hangout, während andere sie nicht mögen. Die Realität ist jedoch, dass viele Besprechungen auch online effektiv und effizient stattfinden können, was die Notwendigkeit von Reisen stark reduziert und damit auch die Emissionen und die Belastung für die Umwelt verringert.”

Ist die von vielen Arbeitnehmern genutzte Verbrauchertechnologie für ihren Zweck geeignet? Oder brauchen wir eine neue Technologiekategorie, die speziell für den hybriden Arbeitnehmer entwickelt wird?

Helena Nimmo verantwortet die Internal Tech in der Unternehmensgruppe von Endava
“Da immer mehr Arbeitnehmer längerfristig ‘hybrid’ arbeiten und vielleicht nur zwei- oder dreimal pro Woche ins Büro gehen, müssen die Unternehmen, die ihnen zur Verfügung stehenden Tools sorgfältig prüfen. Darüber hinaus hat die Pandemie unsere Abhängigkeit von Messaging-Apps und Software für virtuelle Meetings dramatisch erhöht, und diese müssen ständig evaluiert werden, um sicherzustellen, dass sie für den jeweiligen Zweck geeignet sind.

“Von größerer Bedeutung ist vielleicht die Frage der Cybersicherheit. Viele Menschen arbeiten von zu Hause aus und verwenden ihre gewohnten Cyberschutz-Tools, die möglicherweise nicht so ausgereift sind wie die von Unternehmen, die mit großen Mengen sensibler Daten umgehen. Cybersicherheit ist ein Thema, das auch auf Vorstandsebene ernst genommen werden muss – die Standardtools für Privatanwender entsprechen möglicherweise nicht den Anforderungen.

“Mit der zunehmenden Verbreitung des hybriden Arbeitens werden wir möglicherweise eine umfassende Neubewertung der von uns verwendeten Tools erleben. Selbst kleinere Unternehmen werden Geld ausgeben müssen, um sicherzustellen, dass sie auch für Zuhause das richtige ‘In-Office’-Erlebnis bieten. Ob dies nun in Form von mehr Lizenzen für Technologielösungen auf Unternehmensebene oder durch die Bereitstellung spezieller Geräte für die Mitarbeiter geschieht, es könnte durchaus sein, dass sich eine Kategorie speziell für den hybriden Arbeitnehmer herausbildet, die zwischen Unternehmens- und Verbrauchertechnologie angesiedelt ist.”

Martin Bodley, Direktor und globaler Leiter von Bose Work
“Auch wenn es Vorteile hat, wenn Mitarbeiter ihre eigenen Geräte für hybrides Arbeiten verwenden, müssen Arbeitgeber darauf achten, dass sie für den Arbeitsplatz geeignet sind. So kann ein Consumer-Produkt im Notfall funktionieren, aber wenn es tagtäglich benutzt wird, führt die mangelnde Leistung und Haltbarkeit zu Ineffizienz und Ermüdung bei Meetings und in der Regel zu einem Defekt des physischen Produkts.

Bring your own meeting” (BYOM) wird von Unternehmen immer häufiger eingesetzt, um Mitarbeitern die Flexibilität zu geben, ihre persönlichen technischen Geräte zu nutzen und sie mit Videokonferenzsystemen im Büro zu verbinden. Dafür müssen jedoch Regeln und Vorschriften aufgestellt werden, die sicherstellen, dass die Technologie für die Bedürfnisse der Mitarbeiter geeignet ist, sicher mit dem Netzwerk verbunden werden und von der IT-Abteilung verwaltet werden kann.

“Das bedeutet, dass ein großer Teil der Verbrauchertechnologien wahrscheinlich schlecht funktioniert, wenn sie für die Zusammenarbeit in hybriden Arbeitsgruppen eingesetzt werden – insbesondere in offenen Räumen oder Besprechungszimmern. Wenn die IT-Führung die potenziellen Optionen gründlich prüft, kann sie das richtige Maß an Flexibilität erreichen und den Mitarbeitern die Wahl lassen, ohne die Sicherheit und Leistung einzuschränken.”

Phil Perry
“Es gibt bereits viele Technologien, die für die hybride Welt optimiert werden können, ohne dass man unbedingt bei Null anfangen muss. Es gibt jedoch eindeutig Probleme, die sich aus dem hybriden Arbeiten ergeben und die die Mitarbeiter wahrscheinlich noch nicht kannten. Es müssen daher neue Funktionen eingeführt werden, die Unternehmen helfen, diese Probleme zu lösen. So kann es etwa schwieriger sein, Kollegen zu sehen oder zu hören, wenn einige im Büro arbeiten, während andere zu Hause sind. Bei Zoom haben wir die Smart Gallery eingeführt, um diese Lücke zu schließen. Indem wir die neueste Hardware und KI-Technologie nutzen, um individuelle Video-Feeds für Konferenzteilnehmer zu erstellen, ermöglichen wir ihnen eine klarere Sicht auf das Geschehen vor Ort.

Nic Sarginson
“Leider haben Unternehmen festgestellt, dass ihre Sicherheitsstrategien und die damit verbundenen Technologien nicht zweckmäßig sind. Die Yubico-Studie 2021 zum Thema “Cybersicherheit in der Ära des ortsunabhängigen Arbeitens” ergab, dass sich 42 Prozent der Befragten bei der Arbeit von zu Hause aus anfälliger für Cyber-Bedrohungen fühlen, 39 Prozent fühlen sich von der IT-Abteilung nicht unterstützt, und 62 Prozent gaben an, keine Cybersicherheitsschulung für die Telearbeit absolviert zu haben. Der Bericht zeigt auch eine gewisse Selbstüberschätzung bei der Erkennung von Phishing-Angriffen, die nach wie vor eines der größten Cyberrisiken für Unternehmen darstellen. Phishing nimmt an Umfang und Raffinesse zu und wird immer wieder als Ursache für mehr als 80 Prozent der täglichen und wöchentlichen Datenschutzverletzungen angeführt.

“Um dies zu verhindern, muss die Benutzerauthentifizierung phishing-resistent sein. Die Herausforderung für die IT-Abteilung besteht darin, dies zu einem sicheren und dennoch einfachen Prozess zu machen. Die Technologie zur Lösung dieser Aufgabe ist vorhanden, die Unternehmen müssen sie nur auf eine Weise implementieren, die für ihre Mitarbeiter geeignet ist.

 

Viele Arbeitnehmer, die gezwungen waren, zum ersten Mal von zu Hause zu arbeiten, waren mit der neuen Technik und den Anwendungen überfordert. Ist ein “weniger ist mehr”-Ansatz jetzt ein Trend, bei dem integrierte Lösungen die Angst vor Anwendungen verringern?

Ross McCaw, Gründer und CEO von OurPeople
“Informationsmüdigkeit ist zu einem echten Problem für die Arbeitnehmer von heute geworden. Mit der zunehmenden Einführung von App-basierten Lösungen, die Unternehmen bei der hybriden Kommunikation unterstützen sollen, werden die Mitarbeiter von der schieren Menge an Informationen, die ausgetauscht werden, überwältigt. Das führt dazu, dass sich viele ausklinken oder erst spät reagieren.

“Angesichts der Flut an Informationen, die es zu verdauen gilt, beschäftigen sich die Teams einfach nicht mehr mit den wöchentlichen oder monatlichen Unternehmensnewslettern, die zudem oft schon veraltet sind, wenn sie gelesen werden. Infolgedessen beobachten wir einen wachsenden Trend bei Unternehmen, die Informationen in einem ähnlichen Stil wie auf Social-Media-Plattformen bereitzustellen – in kleineren, mundgerechten Häppchen und in Multimedia-Formaten.

“Videos sind ein sehr beliebtes Mittel, um dies zu tun. Durch die Weitergabe von Updates und Informationen in diesem kurzen, spezifischen und ansprechenden Format haben sich die Effizienz und die Stimmung unter den Mitarbeitern verbessert, während sich die Fehlkommunikation verringert hat.”

Helena Nimmo
“Jemand, der von zu Hause aus arbeitet, hat nicht unbedingt unmittelbaren Zugang zum internen technischen Support und kann bei der Einrichtung von Anwendungen ausfallen oder versehentlich Probleme verursachen. Die Verwaltung mehrerer Anwendungen, die für sie neu sind, kann ein Schock sein.

“Bevor ein Unternehmen beschließt, eine weitere Anwendung für seine Mitarbeiter einzuführen und weitere Tools zu den bereits vollgestopften Desktops hinzuzufügen, ist es wichtig, dass es den Nutzer und dessen Fähigkeiten und Kenntnisse wirklich berücksichtigt. Eine Vereinfachung durch die Verbesserung oder den Ersatz von Anwendungen und die Einführung kleinerer Verbesserungen über einen längeren Zeitraum dürfte sich als vorteilhafter erweisen, da so ein schrittweiser und weniger überwältigender Ansatz möglich ist. Mitarbeiter können so in einem angemessenen Tempo geschult und mit der Technologie vertraut gemacht werden.”

 

Haben wir die Sicherheitsprobleme gelöst, mit denen viele Unternehmen bei der Fernarbeit konfrontiert sind? Wie sieht die Sicherheitslage in der neuen Normalität der hybriden Remote-Arbeit aus?

Nic Sarginson
Einmalige Passcodes (OTPs), die per SMS verschickt werden, und mobile Authentifizierungs-Apps sind die beliebtesten Formen der Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA), die im heutigen Zeitalter der “Arbeit von überall” eingeführt werden. Doch obwohl jede Form der Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) mehr Sicherheit bietet als eine Kombination aus Benutzername und Passwort, sind sie dennoch anfällig für Phishing, Man-in-the-Middle-Angriffe (MitM), SIM-Swapping und Kontoübernahmen. Und was die Benutzerfreundlichkeit betrifft, so mag die Eingabe eines OPT zwar einfach erscheinen, multipliziert man dies jedoch mit der Anzahl der täglich genutzten Anmeldungen und Applikationen, so summieren sich die Schwierigkeiten schnell. Es ist ein relativ umständlicher Zusatzaufwand, dem die Nutzer bald überdrüssig werden. Hinzu kommt, dass ein Mobiltelefon innerhalb des Signals aufgeladen werden muss, damit es benutzt werden kann.

“Hardware-basierte Sicherheitsschlüssel bieten eine starke Authentifizierung und reduzieren gleichzeitig die Reibung bei der Anmeldung, verglichen mit anderen mehrstufigen Authentifizierungsprotokollen. Darüber hinaus ebnen Sicherheitsschlüssel, die den Standards von FIDO2 und WebAuthn entsprechen, den Weg für Interoperabilität. Dieses sich entwickelnde moderne Authentifizierungs-Ökosystem trägt zur Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit bei und erfüllt gleichzeitig die Anforderungen an Portabilität, Kompatibilität und Skalierbarkeit. Auf diese Weise trägt die starke Authentifizierung dazu bei, die Migration zu einer passwortlosen Authentifizierung zu erleichtern – eine Transformation, die sichere, benutzerfreundliche Tools zur Zukunft der Authentifizierung macht.”

Matt Roberts
“Sicherheit ist ein andauerndes Diskussionsthema, weshalb umfassende Bewertungen notwendig sind, um den Sicherheitsbedarf von Unternehmen und die künftigen Bedrohungen zu ermitteln. Während der Pandemie waren 60 Prozent der IT-Entscheidungsträger der Meinung, dass die Fernarbeit die Anfälligkeit für Cyberangriffe erhöht. 53 Prozent derjenigen, die eine Strategie für die Rückkehr an den Arbeitsplatz hatten, glaubten, dass diese Pläne sie verwundbarer machen. Dieses ausgeprägte Bewusstsein für Sicherheitsrisiken ist der Schlüssel zur Lösung dieser Probleme. Obwohl die neue Sicherheitsarchitektur der hybriden Arbeitswelt noch in den Kinderschuhen steckt, wird sie von neuen Erkenntnissen geprägt sein.

“Um das Unternehmen zu schützen, während die Mitarbeiter überall arbeiten, braucht es Erkundungsworkshops mit den Kunden, um herauszufinden, welche Informationen sie haben und welches Schutzniveau sie benötigen. Wenn neue Geräte bei den Endbenutzern eingeführt werden, müssen die Informationen vom alten Gerät auf das neue Gerät übertragen werden. Indem Unternehmen in der Übergangsphase eine Bestandsaufnahme vornehmen, können sie sicherstellen, dass keine Hintertüren offen gelassen werden.

Müssen Unternehmen bei der Entwicklung ihrer hybriden Arbeitstechnologien auch auf EX achten, wenn wir in ein post-pandemisches Arbeitsumfeld gelangen?

Ross McCaw
“EX ist das Wichtigste bei der Entwicklung und Implementierung hybrider Arbeitstechnologien – was die Mitarbeiter nicht wollen, ist einfach eine weitere Plattform, die jene nachahmt, die sie bereits in ihrem Alltag nutzen. Eine erfolgreiche Plattform für die Kommunikation am Arbeitsplatz sollte alle Mitarbeiter ansprechen, unabhängig davon, ob sie am Schreibtisch sitzen oder nicht. Und sie sollte darauf abzielen, Geplapper zu entfernen, das nicht für einzelne Teammitglieder bestimmt ist. Die Mitarbeiter sollten in der Lage sein, sich auf der Plattform leicht zurechtzufinden, schnell auf die gewünschten Informationen zuzugreifen und Aktualisierungen in einer Vielzahl verschiedener Formate zu teilen.

“Teams sollten zielgerichtet und zum richtigen Zeitpunkt, die Informationen erhalten, die sie benötigen. Letztendlich wird die Kommunikation dadurch persönlicher, weil unnötige Aktualisierungen reduziert werden und Führungskräfte einen klaren Überblick über das Engagement im gesamten Unternehmen erhalten.”

Matt Roberts
“Angesichts der “großen Resignation”, die wir in allen Branchen beobachten, müssen Unternehmen alles tun, um ihre Mitarbeiter zu halten, einschließlich Investitionen in EX. Die richtigen Hybridtechnologien können positive Mitarbeitererlebnisse bieten, die Produktivität steigern, die Mitarbeiterbindung verbessern, die Personalbeschaffung unterstützen und Organisationen helfen, einen Wettbewerbsvorteil zu wahren oder zu gewinnen.

“Die Pandemie hat gewaltige Veränderungen ausgelöst und gezeigt, wie produktiv Remote-Arbeit sein kann. In der nächsten Phase müssen die Unternehmen ein positives Umfeld für ihre HyHybridHybrMitarbeiter schaffen und ihnen die Möglichkeit geben, sich bei der Arbeit aktiver zu fühlen, um so eine bessere Zusammenarbeit zu ermöglichen, als in der Vergangenheit. Gelingt es den Unternehmen nicht, ein positives Arbeitsumfeld zu schaffen, so verlieren sie nicht nur potenzielle Motivationen für ihre Mitarbeiter, sondern können auch an Wettbewerbsfähigkeit einbüßen. Dies ist eine deutliche Warnung für jene Unternehmen, die sich weigern, EX ernst zu nehmen.”