Vertragsmanagement schafft Transparenz in der Lieferkette

1. Die Cloud als „Single Source of Truth“ nutzen

Nachhaltigkeitsmanagement erfordert ein hohes Maß an Transparenz in der Supply-Chain. Ein guter Überblick über sämtliche Vereinbarungen hat daher oberste Priorität. Ein modernes Vertragsmanagement-Tool bietet den Akteuren die Option, sichere, passwortgeschützte Datenräume in der Cloud einzurichten und dort alle Unterlagen in digitalen Akten an einem Ort abzulegen und zu bearbeiten. Die Folge: Unterschiedliche Versionen sowie zeitaufwendige Suchvorgänge in unübersichtlichen Netzwerk- und Ordnerstrukturen gehören der Vergangenheit an.

Rollenbasierte Berechtigungskonzepte sorgen dafür, dass nur ein begrenzter Personenkreis auf sensible Daten zeit- sowie ortsunabhängig zugreift. Die lückenlose Dokumentation sämtlicher Änderungen und die revisionssichere Archivierung in der Cloud unterstützen bei der Erfüllung der gesetzlichen Nachweispflicht. Ein weiterer wesentlicher Vorteil des Vertragsmanagements in der Cloud: Es erlaubt die einfache Integration externer Partner wie etwa Teammitglieder, Zulieferer, Rechtsvertretungen oder Behörden. 

2. KI-gestützt zusammenarbeiten 

Künstliche Intelligenz (KI) trägt bei der digitalen Vertragsverwaltung gemeinsam mit dem Cloud-Einsatz zu einer systembruchfreien und transparenten Kooperation der Geschäftspartner bei. KI ist in der Lage, Metadaten wie Vertragspartner, -summe oder Laufzeit zu erkennen und zu klassifizieren. Dadurch finden Anwender:innen Informationen aus digitalen Akten umgehend wieder – nicht zuletzt dank übersichtlicher Listen zum Filtern und Sortieren. Eine semantische Volltextsuche liefert schon bei der Eingabe von Schlagwörtern passende Ergebnisse aus den Inhalten des gesamten Archivs – mit Optical Character Recognition (OCR) auch aus eingescannten Dokumenten. Smartes Vertragsmanagement hilft, relevante Vereinbarungen rasch zu identifizieren und Fragen zu Lieferanten in Sekundenschnelle zu beantworten. Bei Handlungsbedarf erhalten die Verantwortlichen eine E-Mail-Erinnerung zu jedem To-do.

3. Mit Vorlagen die Vertragsgestaltung beschleunigen

Um Vereinbarungen an neue oder geänderte gesetzliche Rahmenbedingungen anzupassen, stehen den Mitarbeiter:innen in einer modernen Vertragsmanagement-Software stets aktuelle, von der Rechtsabteilung freigegebene Vorlagen und Templates zur Verfügung. Die hinterlegten Metadaten gelangen direkt aus den digitalen Akten über Textbausteine und Klauselbibliotheken in die Dokumentenvorlagen. Das beschleunigt die Vertragsgenerierung oder -änderung und verbessert die Qualität. Gesetzliche Vorgaben lassen sich auf diese Weise fristgerecht umsetzen und Regelverstöße entlang der Lieferkette vermeiden.

4. Prozesseffizienz durch Automatisierung maximieren

Nach der Erstellung oder Adaptierung von Vereinbarungen startet das System selbstständig die nötigen Prüf-, Genehmigungs- sowie Freigabeprozesse und leitet sie regelbasiert an die jeweiligen Entscheider:innen in der Supply-Chain weiter. Zudem verfügen aktuelle, intelligente Vertragsmanagementprodukte über eine rechtssichere elektronische Signatur gemäß eIDAS-Verordnung der EU. Der automatisiert initiierte Zeichnungsvorgang erfolgt dabei medienbruchfrei – ohne Einbindung von Drittanbietern – und beschleunigt die Abläufe signifikant. Zeitintensive, informelle Prozesse, Unklarheiten bezüglich gültiger Unterlagen und unsicherer Datenaustausch entfallen somit. Das Ergebnis sind schlanke, revisionssichere Workflows während des gesamten Vertragslebenszyklus sowie maximale Transparenz hinsichtlich Version und Status.

5. Termine mit integriertem Fristenmanagement im Blick behalten

Automatisiertes Fristenmanagement ist ein weiteres wesentliches Feature moderner, digitaler Vertragsverwaltung, das die Workflows und die Interaktion der Beteiligten in der Lieferkette nachhaltig verbessert. Die KI liest Fristen und Termine aus den eingescannten Vereinbarungen aus und bereitet diese strukturiert in Listen auf. Darüber hinaus assistiert der systemeigene, mit Microsoft Outlook gekoppelte Kalender bei der Einhaltung von Terminen. E-Mail-Erinnerungen und Push-Benachrichtigungen machen die Verantwortlichen rechtzeitig auf bevorstehende Ereignisse aufmerksam. Das ersetzt fehleranfällige, manuelle Eingaben und verhindert so das Übersehen von Fristen und Verpflichtungen.