Wie erkennt man Missstände in der Lieferkette?

Unternehmen ab 3.000 Mitarbeitern stehen ab Januar  in der Pflicht, Schädigungen der Umwelt und Menschenrechtsverletzungen zu identifizieren und zu vermeiden. Bei Verstößen drohen Bußgelder von bis zu zwei Prozent des weltweiten Jahresumsatzes. Das Problem: Zurzeit fehlt vielen Unternehmen der Überblick über ihre Dokumente – trotz der Transparenzpflicht, die ihnen das Gesetz auferlegt. 

„Wir wissen aus zahlreichen Gesprächen mit unseren Kunden, dass vielerorts immer wieder mit großem Aufwand nach richtigen Informationen gesucht werden muss, da Fachabteilungen ihre Dokumente in den unterschiedlichsten Lösungen speichern“, erklärt Gerald Martinetz, Head of Presales bei Mindbreeze. „Dabei können Wissensmanagementlösungen effektiv dazu beitragen, besser auf die neuen Vorgaben zu reagieren.“ Mindbreeze erläutert dies in einem Leitfaden, der vier Schritte umfasst.

Schritt 1: Daten indizieren 

Zwar sind die meisten Informationen in den Unternehmen vorhanden, liegen aber unsortiert in unterschiedlichen Formaten und Datenquellen vor. Als Grundlage für ein effektives Management der Lieferkette müssen die Daten jedoch indiziert und zentral gesammelt werden. Erst dadurch lassen sich Menschenrechtsverletzungen und Schädigungen der Umwelt schnell identifizieren. Beispiel: Ein Zulieferer aus einem Nicht-EU-Land berichtet in einer E-Mail über Lieferengpässe durch eine Umweltkatastrophe. Verantwortliche sind hier gut beraten eine weitere Recherche anzustellen, um dem LkSG zu entsprechen. Moderne Wissensmanagementlösungen durchsuchen nicht nur Verträge und Angebote, sondern auch weiteren Quellen. Laut Mindbreeze erhalten Entscheider damit sämtliche Informationen, die im konkreten Kontext wichtig sind und andernfalls vergessen worden wären.

Schritt 2: Entitäten erkennen

Sind die Daten einmal gesammelt und in einen Index überführt, gilt es diese zu analysieren und gewinnbringend zu nutzen. Eine Wissensmanagementlösung erkennt entsprechende Entitäten und stellt sämtliche Daten, die auf Basis von Datumsinformationen, bestimmten Keywords, Personen oder Verträgen gesammelt wurden, in 360-Grad-Sichten zur Verfügung. Auf diese Weise erhalten Entscheider jene relevanten Informationen; so etwa, wo das betreffende Produkt verwendet wurde, welche Ressourcen zur Herstellung genutzt wurden und wer relevante Ansprechpartner sind. Unternehmen sind so in der Lage, ihrer Sorgfaltspflicht nachzukommen und Verträge zu ändern oder zu kündigen, die nicht dem neuen Lieferkettengesetz entsprechen.

Schritt 3: Informationen extrahieren und semantische Beziehungen feststellen

Wissensmanagementlösungen ermöglichen es, Informationen und Metadaten aus Dokumenten zu extrahieren und mit anderen Produkten zu verknüpfen. Beispielsweise können verschiedene Verträge zu einem Produkt als zusammengehörend erkannt und verknüpft werden. Zusätzlich ermöglicht das System, relevante Passagen aus einem Vertrag zu extrahieren und Lieferanten ohne aufwendiges Suchen zu vergleichen. Dadurch lassen sich alte Verträge kontrollieren und bei Bedarf anpassen. Neue können direkt entsprechend den Anforderungen des Gesetzes aufgesetzt werden.

Schritt 4: Tagging von Taxonomien 

Meist werden nicht alle Informationen eines Unternehmens ordentlich und transparent in Dokumenten hinterlegt. Wichtige Informationen zu Zulieferern sind vielleicht nur in einer E-Mail-Konversation gespeichert oder nur in einer Zoom-Aufzeichnung festgehalten worden und können leicht verloren gehen. Um das zu vermeiden, ist Tagging entscheidend. Es ermöglicht dem Unternehmen, unstrukturierte Informationen zu kennzeichnen, um sie mithilfe der Wissensmanagementlösung zu indizieren, zu integrieren und die entsprechenden Dokumente aufzufinden. Lieferanten, die Verstöße aufweisen, sind somit schnell ermittelt und bleiben nicht länger im Chaos der Dokumente verborgen.

Laut Mindbreeze liegt der zentrale Vorteil einer solchen Insight Engine darin, für Transparenz zu sorgen, ohne dabei aufwendig in vorhandene Systeme integriert werden zu müssen. Die Lösungen agieren unabhängig vom restlichen IT-System und durchsuchen KI-basiert die vorhandenen Daten-Pools auf allen Plattformen des Unternehmens. Vorhandene Strukturen bleiben unverändert und auch das Personal muss sich nicht umgewöhnen. Über eine Software-Oberfläche erhalten Verantwortliche die Chance, wichtige Informationen schnell und verlässlich zu finden. Hinzu kommt, dass eine derartige Lösung auch Anwendung in anderen Abteilungen wie dem Customer Service oder in der Finanzabteilung für Rechnungen findet – ohne Migrationsaufwand und unter Beibehaltung der bestehenden Ablagestruktur.